--- title: Warum mittelständische Hersteller Excel und E-Mails hinter sich lassen sollten description: Erfahren Sie, warum mittelständische Hersteller Excel und E-Mails für die Materialbeschaffung nutzen und wie moderne Lieferantenportale die Effizienz steigern können. Entdecken Sie die Zukunft des Einkaufs! --- [Skip to content](https://www.wantex.ai/de/8-reasons-to-upgrade-from-excel#main-content) [![wantex logo inverted](https://www.wantex.ai/hs-fs/hubfs/wantex%20logo%20inverted.png?width=180&height=60&name=wantex%20logo%20inverted.png)](https://www.wantex.io?hsLang=de) - [Vision](https://www.wantex.ai/blog/what-is-wantex) - [Login](https://app.wantex.io/) Open main navigation Close main navigation - [Vision](https://www.wantex.ai/blog/what-is-wantex) - [Login](https://app.wantex.io/) - [Kontakt](https://www.wantex.ai/reach-out) [Kontakt](https://www.wantex.ai/reach-out?hsLang=de) # Artikel Warum nutzen die meisten mittelständischen Hersteller immer noch Excel und E-Mails für die direkte Materialbeschaffung?   Excel und E-Mails dominieren nach wie vor als Werkzeuge im Einkauf, wenn es um die Direktmaterialbeschaffung geht. Basierend auf meiner eigenen Erfahrung als Einkäufer teile ich meine ehrliche Einschätzung zu den Vor- und Nachteile von Excel und E-Mails im Vergleich zu innovativen Lieferantenportal. ![Daniel Häberle_round](https://www.wantex.ai/hs-fs/hubfs/Daniel%20H%C3%A4berle_round.png?width=64&height=64&name=Daniel%20H%C3%A4berle_round.png "Daniel Häberle_round") **Daniel Häberle** Juli 2024 Warum wir Einkäufer Excel lieben Da die Lieferketten immer komplexer und vernetzter werden, ist ein effektives Management der direkten Materialbeschaffung wichtiger denn je. Trotz seiner Bedeutung verlassen sich viele mittelständische Hersteller bei ihren Beschaffungsprozessen immer noch auf traditionelle Tools wie Excel und E-Mails. Diese Beharrlichkeit ist auf mehrere Faktoren zurückzuführen: 1. **Bequemlichkeit und Vertrautheit**: Excel sind einfach zu handhaben, erfordern nur minimalen Schulungsaufwand und sind sowohl den internen Teams als auch den Lieferanten vertraut. 2. **Flexibilität**: Sie können schnell für verschiedene Aufgaben und Prozesse angepasst werden. 3. **Austauschbarkeit**: Excel lassen sich leicht mit Kollegen und Zulieferern austauschen. 4. **Kosteneffizienz**: Die Verwendung von Excel scheint eine kostengünstige Lösung zu sein, auch wenn dabei die indirekten Kosten möglicherweise nicht berücksichtigt werden. ![spreadsheets-poll-1-1](https://www.wantex.ai/hubfs/spreadsheets-poll-1-1.jpg "spreadsheets-poll-1-1") Source: [ProcureInsights](https://procureinsights.com/2022/06/14/finally-an-answer-to-why-procurement-professionals-still-use-spreadsheets/) https://procureinsights.com/2022/06/14/finally-an-answer-to-why-procurement-professionals-still-use-spreadsheets/ Excel ist limitiert In dem Maße, wie sich die Beschaffung weiterentwickelt und die Lieferketten komplexer werden, werden die Grenzen von Excel immer deutlicher: Sie unterstützen keine Echtzeit-Zusammenarbeit, führen zu Fehlern bei manueller Dateneingabe und sind anfällig für Versionsprobleme. Ihre begrenzte Automatisierung verursacht Zeitverlust und Ungenauigkeiten. Die Sichtbarkeit und Analysemöglichkeiten sind eingeschränkt, und sie bieten unzureichenden Schutz für sensible Daten. Zudem sind sie bei steigender Komplexität und Volumen von Beschaffungsprozessen nur schwer skalierbar.   8 Gründe für ein Lieferantenportal - All - Efficiency - Collaboration - Transparency ![email flood](https://www.wantex.ai/hubfs/AI-Generated%20Media/Images/email%20flood.jpeg) ## Reduktion der Emailflut Weniger E-Mails bedeuten weniger Ablenkung von der strategischen Arbeit und eine effizientere Kommunikation. ![speedy human zipping on an office chair](https://www.wantex.ai/hubfs/AI-Generated%20Media/Images/speedy%20human%20zipping%20on%20an%20office%20chair.jpeg) ## Zeitersparnis Automatisierte Prozesse und zentralisierte Informationen sparen wertvolle Arbeitszeit. Unsere Kollegen im Vertrieb nutzen schon seit Jahren ein CRM, warum also nicht endlich auch eine zentrale Plattform für den Einkauf? ![person being overwhelmed with paper on table](https://www.wantex.ai/hubfs/AI-Generated%20Media/Images/person%20being%20overwhelmed%20with%20paper%20on%20table.jpeg) ## Compliance erfüllen ohne Personalaufbau Regelkonformität mit neuen Anforderungen wie bspw. dem LkSG oder CBAM wird durch Lieferantenportale ohne zusätzlichen Personalbedarf sichergestellt! ![digital brain surrounded by pdfs, tables and books](https://www.wantex.ai/hubfs/AI-Generated%20Media/Images/digital%20brain%20surrounded%20by%20pdfs%2c%20tables%20and%20books.jpeg) ## Ein zentraler Ort für strategische Informationen Alle wichtigen Beschaffungsdaten sind an einem Ort gebündelt und leicht zugänglich. ![two strong arms shaking hands](https://www.wantex.ai/hubfs/AI-Generated%20Media/Images/two%20strong%20arms%20shaking%20hands.jpeg) ## Kollaboration stärken Teamweite Zusammenarbeit wird durch gemeinsame Plattformen und Tools gefördert. Auch wenn man jemand im Urlaub ist, geht der Prozess weiter! ![lips speak 0s and 1s into megaphone](https://www.wantex.ai/hubfs/AI-Generated%20Media/Images/lips%20speak%200s%20and%201s%20into%20megaphone.jpeg) ## Konsistente Kommunikation Einheitliche Prozesse, geteilte Vorlagen und klare Zuständigkeiten zeigen Organisation und Professionalität - nach innen und nach aussen! ![sharp pencil wearing glasses archiving a book](https://www.wantex.ai/hubfs/AI-Generated%20Media/Images/sharp%20pencil%20wearing%20glasses%20archiving%20a%20book.jpeg) ## Nachvollziehbarkeit Jeder Schritt im Beschaffungsprozess ist dokumentiert und leicht nachverfolgbar. Selbst nach 5 Jahren sind Vereinbarungen einfach wiederzufinden und zwar auch, wenn der bearbeitende Mitarbeiter schon längst in Rente ist. ![data security](https://www.wantex.ai/hubfs/AI-Generated%20Media/Images/data%20security.jpeg) ## Datensicherheit Sensible Informationen wie Angebote und Verträge werden durch moderne Sicherheitsmaßnahmen geschützt. Emails hingegen sind grundsätzlich unverschlüsselt und unsicher! ## Was ist mit Ariba, Coupa und Jaggaer? In meinem früheren Leben als Unternehmensberater für den Mittelstand habe ich viel Erfahrung sammeln dürfen mit bestehenden Sourcing Tools. Gerne möchte ich mit dieser Erfahrung eine häufige Frage beantworten: Warum nicht klassische Beschaffungstools Ariba, Coupa und Jaggaer nutzen?  Herkömmliche Beschaffungstools sind - ebenso wie Excel - nicht in der Lage, die speziellen Anforderungen der direkten Materialbeschaffung in der Fertigung zu erfüllen. Diese Tools sind oft eher auf die indirekte Materialbeschaffung ausgerichtet, bieten keine Anpassungsmöglichkeiten (Stichwort Cost Breakdowns!) und stellen Herausforderungen bei der Lieferantenakzeptanz und -zusammenarbeit dar. Leider sind diese Tools auch in den 2000ern entwickelt worden und daher träge und umständlich einzuführen.  ## Achten Sie auf eine Lösung, die für die direkte Beschaffung gemacht ist  Um diese Einschränkungen zu überwinden, sollten Hersteller moderne Lieferantenportale Lösungen in Betracht ziehen, die speziell für ihre Branche entwickelt wurden. Bei der Auswahl des richtigen Tools sind folgende Punkte zu beachten: 1. Branchenrelevanz: Tools, die auf die Fertigung und die direkte Materialbeschaffung zugeschnitten sind. 2. Flexibilität: Fähigkeit zur Anpassung von Ausschreibungen an spezifische Anforderungen der jeweiligen Kategorie. 3. Zusammenarbeit: Integrierte Funktionen für die nahtlose Zusammenarbeit zwischen internen Teams und Lieferanten. 4. Analytik: Robuste Berichts- und Datenanalysefunktionen. 5. Systemintegration: Kompatibilität mit bestehenden ERP- und PLM-Systemen. 6. Unterstützung und Schulung: Umfassende Einarbeitung und laufende Unterstützung. Durch die Einführung einer modernen Software-Lösung können Hersteller ihre Beschaffungsprozesse rationalisieren, die Effizienz steigern und die Komplexität der heutigen Lieferketten besser bewältigen. Diese Tools bieten erweiterte Funktionen für die Zusammenarbeit, verbesserte Datengenauigkeit, Automatisierungsmöglichkeiten und umfassende Berichtsfunktionen, die mit Tabellenkalkulationen einfach nicht mithalten können.Da sich die Beschaffungslandschaft weiterentwickelt und eine neue Generation von digital versierten Fachkräften in die Arbeitswelt eintritt, wird der Bedarf an fortschrittlichen Beschaffungs-Tools immer deutlicher. Diese Lösungen gehen nicht nur auf die Einschränkungen von Tabellenkalkulationen ein, sondern erfüllen auch die Erwartungen der Digital Natives, die eine konsumorientierte Unternehmenstechnologie, umsetzbare Erkenntnisse und entscheidungsfähige Daten verlangen. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Tabellenkalkulationen den Beschaffungsteams zwar in der Vergangenheit gute Dienste geleistet haben, dass aber die zunehmende Komplexität der direkten Materialbeschaffung in der Fertigung anspruchsvollere Lösungen erforderlich macht. Durch den Einsatz moderner e-Sourcing-Plattformen können Hersteller ihre Beschaffungsprozesse optimieren, die Beziehungen zu ihren Lieferanten verbessern und letztlich den Erfolg ihrer Lieferkette in einem zunehmend wettbewerbsorientierten Umfeld steigern. ## Erlebe Einkaufsautomatisierung. [![wantex logo inverted-1](https://www.wantex.ai/hs-fs/hubfs/wantex%20logo%20inverted-1.png?width=200&height=67&name=wantex%20logo%20inverted-1.png "wantex logo inverted-1")](https://www.wantex.io?hsLang=de) wantex AG [CHE-293.261.925](https://www.uid.admin.ch/Detail.aspx?uid_id=CHE293261925) Technoparkstrasse 1 8005 Zürich Switzerland   [Privacy Policy](https://wantex.io/privacy?hsLang=de)   Copyright © 2026, wantex